Bán phế liệu cần giấy tờ gì? Hoá đơn, chứng từ và cách hạch toán

Hộ gia đình bán mớ sắt vụn thì gọi điện, cân, nhận tiền là xong. Doanh nghiệp thì không: mỗi lô phế liệu bán ra đều phải để lại dấu vết trên sổ sách, và thiếu một tờ giấy ở khâu này thường lộ ra rất muộn — lúc quyết toán thuế, hoặc lúc kiểm toán hỏi khoản tiền vào tài khoản đến từ đâu.

Bài này trả lời gọn bốn câu hay gặp nhất: bán phế liệu cần giấy tờ gì, hoá đơn có bắt buộc không, tiền bán ghi vào đâu trên sổ, và chỗ nào thì phải hỏi cơ quan quản lý chứ đừng tự quyết.

Bán phế liệu có cần xuất hoá đơn không?

Có. Với doanh nghiệp đang sử dụng hoá đơn điện tử, phế liệu bán ra là hàng hoá như mọi hàng hoá khác — kể cả khi đó là phế liệu thu hồi từ chính dây chuyền sản xuất, kể cả khi lô hàng chỉ vài trăm nghìn đồng. Không có ngoại lệ kiểu "phế liệu thì khỏi xuất".

Hai trường hợp hay bị nhầm:

• Cá nhân, hộ gia đình bán đồ cũ trong nhà không phải xuất hoá đơn. Bên mua lập bảng kê thu mua hàng hoá của người không kinh doanh để làm chứng từ đầu vào cho mình.
• Bán cho vựa nhỏ không lấy hoá đơn vẫn không miễn cho bên bán. Nghĩa vụ lập hoá đơn thuộc về bên bán khi phát sinh giao dịch, không phụ thuộc việc bên mua có cần tờ hoá đơn đó hay không.

Mức thuế suất giá trị gia tăng ghi trên hoá đơn thì thay đổi theo từng thời kỳ — nhiều năm gần đây có các đợt giảm thuế áp dụng theo nghị quyết riêng, phạm vi và thời hạn mỗi đợt một khác. Hãy lấy mức đang có hiệu lực tại thời điểm xuất hoá đơn, đừng chép lại mức của lô bán năm ngoái.

Bán phế liệu cần giấy tờ gì — bộ chứng từ của một lô hàng công nghiệp

Danh sách dưới đây là những gì thực tế được yêu cầu khi giải trình, xếp theo thứ tự phát sinh:

Chứng từ	Vai trò khi bị hỏi
Hợp đồng hoặc đơn hàng	Chứng minh giao dịch có thật, thể hiện đơn giá theo từng nhóm vật liệu
Phiếu cân (biên bản xác định khối lượng)	Con số trên hoá đơn lấy từ đây — xem mục riêng bên dưới
Phiếu xuất kho	Khớp lượng hàng rời khỏi kho với lượng ghi bán
Hoá đơn điện tử	Chứng từ thuế
Chứng từ thanh toán	Uỷ nhiệm chi hoặc sao kê — xem lưu ý ngay dưới bảng
Biên bản bàn giao mặt bằng	Chỉ cần với lô tháo dỡ, thanh lý nhà xưởng; ghi nhận hiện trạng sau khi lấy hàng

Về thanh toán: quy định nhiều năm nay yêu cầu hoá đơn từ một ngưỡng giá trị nhất định phải thanh toán không dùng tiền mặt thì bên mua mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng và tính vào chi phí được trừ. Hướng siết đang đi theo chiều rộng dần ra. Với lô phế liệu có giá trị đáng kể, chuyển khoản là lựa chọn an toàn cho cả hai bên, kể cả khi ngưỡng hiện hành chưa chạm tới.

Phiếu cân — tờ giấy quyết định con số trên hoá đơn

Mọi giấy tờ phía sau đều lấy số từ đây, nên đây cũng là chỗ hay xảy ra tranh cãi nhất. Bốn điều nên thống nhất trước khi xe vào lấy hàng:

1. Cân ở đâu. Cân tại chỗ bằng cân của bên thu mua, hay cân xe qua trạm cân độc lập rồi lấy hiệu số. Lô lớn nên chọn cách thứ hai vì có chứng từ của bên thứ ba.
2. Ai chứng kiến. Ghi tên người của bên bán có mặt lúc cân vào biên bản. Không có ai đứng đó thì sau này không còn gì để đối chiếu.
3. Trừ bì thế nào. Pallet, thùng, bao, lồng sắt đựng hàng — trừ theo trọng lượng thực tế cân riêng, đừng trừ theo ước lượng.
4. Trừ tạp chất bao nhiêu phần trăm và vì sao. Trong thực tế, đây là khoản gây chênh lệch nhiều hơn cả. Nếu bị trừ tỷ lệ, hãy yêu cầu chỉ rõ tạp chất là gì: dầu mỡ, nước, đất, phần nhựa còn dính, phần sắt lẫn trong nhôm. Con số phải đi kèm lý do nhìn thấy được.

Phế liệu phân loại sẵn theo nhóm trước khi cân thường tránh được phần lớn tranh cãi này — xem thêm cân phế liệu kiểm tra thế nào và cách phân biệt sắt, inox, nhôm ngay tại chỗ.

Tiền bán phế liệu hạch toán vào đâu — 511 hay 711?

Đây là câu hỏi được hỏi nhiều nhất, và câu trả lời phụ thuộc vào phế liệu đó trước đó được theo dõi thế nào trên sổ, chứ không phụ thuộc vào việc nó là phế liệu:

• Đã nhập kho và theo dõi như một loại vật tư, hàng hoá (có phiếu nhập, có giá trị ghi sổ): khi bán thì ghi nhận doanh thu bán hàng và giá vốn tương ứng, như mọi mặt hàng khác.
• Thu hồi ngay trong quá trình sản xuất, không qua nhập kho, bán thẳng: tuỳ chính sách kế toán, khoản thu có thể ghi giảm chi phí sản xuất trong kỳ, hoặc ghi vào thu nhập khác.

Ba điều cần nhớ hơn là nhớ số hiệu tài khoản:

1. Nhất quán. Chọn cách nào thì áp dụng ổn định cho mọi kỳ, đừng kỳ này ghi giảm chi phí, kỳ sau ghi thu nhập khác.
2. Chế độ kế toán đang áp dụng — Thông tư 200 hay Thông tư 133 — quyết định hệ thống tài khoản và cách trình bày trên báo cáo. Hai chế độ không giống nhau.
3. Dù ghi theo cách nào thì doanh thu tính thuế vẫn phát sinh. Việc ghi giảm chi phí không làm khoản tiền đó biến mất khỏi nghĩa vụ thuế.

Trường hợp cụ thể của doanh nghiệp mình nên để kế toán trưởng quyết, và khi còn phân vân thì hỏi thẳng cơ quan thuế quản lý bằng văn bản. Một câu trả lời bằng văn bản đáng giá hơn nhiều so với vài diễn đàn nói ngược nhau.

Doanh nghiệp chế xuất bán phế liệu — khác hẳn phần trên

Doanh nghiệp chế xuất nằm trong khu phi thuế quan, nên hàng hoá trong đó đang chịu sự giám sát hải quan. Bán phế liệu từ khu chế xuất vào nội địa không phải là một giao dịch mua bán thông thường mà là đưa hàng từ khu phi thuế quan vào thị trường trong nước: phải làm thủ tục hải quan tương ứng, và có thể phát sinh nghĩa vụ thuế ở khâu này.

Phần này có nhiều tình huống riêng — phế liệu từ nguyên liệu nhập khẩu để gia công, phần dư trong định mức, phần ngoài định mức, hàng hỏng — mỗi loại một hướng xử lý. Hỏi chi cục hải quan đang quản lý doanh nghiệp trước khi cho xe vào lấy hàng, đừng làm theo cách của một nhà máy nội địa rồi mới đi giải trình.

Mua bán phế liệu có cần giấy phép không?

Hai việc rất hay bị gộp làm một, trong khi chúng nằm ở hai chế độ quản lý khác nhau:

Việc	Yêu cầu
Doanh nghiệp bán phế liệu của mình	Không cần giấy phép riêng. Đây là bán tài sản, hàng hoá của chính doanh nghiệp.
Kinh doanh thu mua phế liệu	Đăng ký kinh doanh ngành nghề phù hợp; cơ sở có kho bãi tập kết, phân loại phải tuân thủ quy định môi trường theo quy mô (đăng ký môi trường hoặc giấy phép môi trường), cùng các yêu cầu về phòng cháy chữa cháy.
Nhập khẩu phế liệu làm nguyên liệu sản xuất	Chặt hơn hẳn: chỉ nhập loại nằm trong danh mục được phép, phải có giấy phép môi trường, ký quỹ bảo đảm và chịu kiểm tra chuyên ngành.

Nói cách khác, một nhà máy bán sắt vụn của mình không cần xin phép ai. Cái cần kiểm là bên đến mua có đủ tư cách pháp nhân và xuất được chứng từ hay không — vì phần rủi ro còn lại nằm ở đó.

Chọn bên thu mua: bốn câu hỏi trước khi chốt

• Có pháp nhân và nhận thanh toán chuyển khoản không? Bên bán cần chứng từ thanh toán khớp với hoá đơn; giao dịch toàn tiền mặt làm khâu này khó chứng minh.
• Báo giá tách theo từng nhóm hay gộp một giá? Một lô hỗn hợp báo "giá chung" gần như luôn thiệt cho bên bán, vì phần kim loại giá cao bị kéo xuống theo phần giá thấp. Xem bảng giá theo từng nhóm.
• Nhận cả phần khó xử lý không? Nếu bên mua chỉ lấy phần có giá, phần còn lại vẫn nằm trong khuôn viên nhà máy và doanh nghiệp phải tự lo — xem thu gom và xử lý rác thải công nghiệp.
• Có nhận tháo dỡ và dọn mặt bằng không? Quan trọng với lô di dời, đổi dây chuyền hoặc thanh lý nhà xưởng.

Hỏi nhanh

Bán phế liệu giá trị nhỏ có phải xuất hoá đơn không? Có. Với doanh nghiệp, giá trị lô hàng không phải là căn cứ để bỏ qua việc lập hoá đơn.

Bên mua không lấy hoá đơn thì sao? Bên bán vẫn lập theo quy định. Việc bên mua có dùng tờ hoá đơn đó hay không là chuyện của họ.

Phế liệu chưa từng nhập kho thì lấy giá vốn ở đâu? Đó chính là lý do nhiều đơn vị chọn cách ghi giảm chi phí sản xuất trong kỳ thay vì ghi doanh thu kèm giá vốn. Cách xử lý cần khớp với chính sách kế toán đang áp dụng.

Phiếu cân của bên thu mua có được chấp nhận không? Được, nếu có chữ ký xác nhận của người bên bán và khớp với phiếu xuất kho. Lô lớn nên dùng thêm phiếu cân của trạm cân độc lập.

Cần báo giá cho một lô cụ thể

CTY TNHH Môi Trường Đại Cát nhận thu mua tận nơi tại TP.HCM, Long An, Bình Dương, Tây Ninh, Vũng Tàu và Đồng Nai — có hợp đồng, phiếu cân, hoá đơn và thanh toán chuyển khoản theo yêu cầu của kế toán.

Gọi hoặc nhắn Zalo 0919.955.898. Với lô trong khu công nghiệp, đội khảo sát xuống xem thực tế rồi báo giá tách theo từng nhóm vật liệu — xem thêm thu mua phế liệu khu công nghiệp tại TP.HCM.